Keikan ennakkovalmistelu: mitä sopia keikkapaikan kanssa etukäteen (checklist)

Ennakkovalmistelu – englanniksi advancing, ja termiä käytetään myös Suomessa – tarkoittaa, että sovit keikkapaikan kanssa kaikki keikkapäivän yksityiskohdat etukäteen: aikataulun, tekniikan, vieraslistan ja rahan. Kun nämä on sovittu, keikkapäivä sujuu ilman ikäviä yllätyksiä.

Tässä oppaassa on checklist siitä mitä kysyä ja milloin – sama lista toimii niin pienellä klubikeikalla kuin ulkomaan kiertueella.

Ennakkovalmistelussa bändi ja keikkapaikka saavat yhteisen käsityksen keikkapäivän kulusta. Käytännössä se on sähköposti tai puhelu pari viikkoa ennen keikkaa, jossa käydään läpi mitä paikka tarjoaa, mitä bändi tuo ja miten päivä etenee.

Ennakkovalmistelu kokoaa yhteen sen, mistä erilliset oppaat kertovat: lähetät teknisen riderin sekä lavakartan ja kanavalistan, ja sovit niiden lisäksi aikataulun, vieraslistan ja maksun. Se on koko keikkapäivän valmistelu yhdellä kertaa.

Nyrkkisääntö: aloita noin 3–4 viikkoa ennen keikkaa – se antaa molemmille osapuolille aikaa sopia tarpeet. Pienelle, tutulle klubikeikalle riittää usein 1–2 viikkoa. Varmista lopullinen aikataulu ja yhteyshenkilön numero vielä noin viikkoa ennen.

Ulkomaan keikalla, jossa on carnet, työlupia, viisumeja tai kalustorahtia, ennakkovalmistelu alkaa kuukausia ennen. Festareilla noudata festivaalin omaa advance-deadlinea – se on yleensä paljon aikaisemmin kuin bändin oma keikka.

Liian myöhään tehty ennakkovalmistelu kostautuu keikkapäivänä: tekniikka ei ole valmiina, parkkipaikka puuttuu tai vieraslista ei ole perillä. Jos keikkapaikka ei vastaa viestiisi viikon sisällä, soita perään – hiljaisuus ei tarkoita, että kaikki on kunnossa.

Käy nämä läpi jokaisen keikan kohdalla:

• Yhteystiedot. Kuka on keikkapäivän vastuuhenkilö ja hänen puhelinnumeronsa? Kuka miksaa (FOH-äänitekniikka)? Kenen kanssa teette tilityksen illan päätteeksi?
• Aikataulu. Load-in (sisäänkanto) -aika ja -paikka, soundcheckin aika ja kesto, ovet, oma keikka-aika ja setin pituus, sekä curfew eli pakollinen lopetusaika – kysy, onko se kova ja maksaako ylimeno sakkoa.
• Lämppärit ja vaihdot. Onko illassa lämppäreitä, mikä on esiintymisjärjestys ja paljonko vaihtoon on aikaa? Jos lämppäri on, soundcheckit menevät yleensä käänteisessä järjestyksessä – pääesiintyjä ensin, ensimmäinen lämppäri viimeisenä, niin keikka alkaa nopeasti.
• Tekniikka. Mitä paikka tarjoaa (PA, backline) ja mitä tuotte itse? Varmista, että tekninen rider ja lavakartta ja kanavalista ovat ajan tasalla, ja lähetä ne.
• Roudaus ja parkki. Mistä kalusto kannetaan sisään, saako purkuun apua ja mihin auto pysäköidään?
• Backstage ja tarjoilu. Onko pukuhuonetta, ja mitä ruoka- ja juomatarjoiluun kuuluu? Vesi lavalle? Onko takahuoneen WiFi-verkko ja salasana tiedossa?
• Ikäraja ja anniskelu. Onko keikka K-18 vai kaikenikäisille? Anniskeluravintolassa ikäraja voi rajata yleisöä – se vaikuttaa markkinointiin ja merch-myyntipisteen sijaintiin.
• Vieraslista. Montako vieraspaikkaa, miten ja milloin lista ilmoitetaan ja kenelle?
• Raha. Mikä on sovittu palkkio (takuu vai lippuriski) ja miten ja milloin se maksetaan? Ottaako paikka osuuden merch-myynnistä (montako %), kuka myy ja missä myyntipiste on? Jos haluatte käteisen, kertokaa se etukäteen – paikan pitää varata rahat valmiiksi. Pyytäkää kirjallinen erittely tilityksestä.
• Majoitus ja runner. Jos majoitus kuuluu sopimukseen, varmistakaa osoite ja varaus. Onko keikalle varattu runner (paikallinen apukäsi haku- ja kuljetushommiin), ja kenelle soitatte, jos ovi on lukossa?

Kun olet sopinut nämä, kokoa ne yhdeksi päiväkoosteeksi (day sheet): yksi sivu, jossa on keikkapäivän aikataulu, osoitteet, yhteystiedot ja tärkeimmät tiedot. Jaa se koko bändille ja crewille, niin kaikki tietävät päivän kulun ilman erillistä kyselyä.

Ennakkovalmistelu on yksinkertainen tapa varmistaa sujuva keikkapäivä: sovi keikkapaikan kanssa aikataulu, tekniikka, vieraslista ja raha noin kaksi viikkoa etukäteen, lähetä rider ja lavakartta, ja kokoa tiedot päiväkoosteeksi. Tee se aina kirjallisesti, niin sovittu on mustaa valkoisella.

KIERTUE-sovelluksessa ennakkovalmistelu hoituu suoraan keikan tiedoissa: bändi ja keikkapaikka käyvät saman tarkistuslistan ja viestit läpi yhdessä, ja rider sekä lavakartta kulkevat mukana.