Matkalogistiikka ja majoitus bändin kiertueella

Matkalogistiikka on usein kiertueen monimutkaisin osa. Kuka ajaa, milloin lähdetään, missä nukutaan? KIERTUE-sovelluksessa jokaisen keikan matka- ja majoitustiedot ovat yhdessä paikassa, kaikkien tiimin jäsenten nähtävillä.

Jokaiselle keikalle voit lisätä menomatkan ja paluumatkan erikseen:

• Lähtöpaikka – mistä lähdetään (edellisen keikan paikka, kotikaupunki jne.)
• Päämäärä – keikkapaikka tai muu kohde
• Kulkuväline – auto, bussi, juna, lento jne.
• Lähtöaika – milloin lähdetään

Matkatiedot näkyvät keikan tiedoissa selkeänä korttina, jossa on kaikki oleellinen yhdellä silmäyksellä.

Aina koko bändi ei kulje yhdessä. Joku tulee toiselta paikkakunnalta, tekniikan pakettiauto lähtee aiemmin, osa lentää. Siksi keikalle voi lisätä päämatkan lisäksi useita lisäkuljetuksia:

• Päämatka – bändin yhteinen matka (koko porukka oletuksena). Tämän suunnittelee admin, ja se on keikan "oletusmatka".
• Oma matka – jokainen jäsen voi lisätä oman tulonsa, jos saapuu eri paikasta tai eri kyydillä kuin muut. Sinut merkitään automaattisesti matkustajaksi.
• Lisää kuljetus (admin) – erillinen kuljetus jolle valitaan matkustajat, esim. "Tekniikan pakettiauto" tai "Bussi 2". Muut voivat liittyä siihen Liity-napilla tai poistua Poistu-napilla.

Päämatka näkyy aina rikkaana korttina (aikajana, ajoaika, kalusto), lisäkuljetukset kompakteina kortteina sen alla. Kaikki kuljetukset tulevat myös keikan aikatauluun ja päiväkoosteen PDF:ään.

Kun lisäät lennon tai junan, syötä pelkkä lento- tai junanumero ja paina Hae tiedot. KIERTUE hakee reitin ja aikataulun puolestasi:

• Suomen junat: syötä junanumero ja paina Hae tiedot, niin voit valita pudotusvalikosta mistä nouset ja missä jäät pois. Ajat tulevat virallisesta aikatauludatasta juuri sinun osuudellesi – vaikka juna kulkisi pidemmälle (esim. nouset Oulussa ja jäät Tampereella).
• Lennot ja muut junat haetaan reaaliaikaisella verkkohaulla. Tulos on yleensä oikea, mutta tarkista ajat aina lipusta – siksi haetut ajat näytetään huomiovärillä.
• Lentojen ajat ovat paikallista aikaa (lähtö- ja saapumiskentän seinäkello), ja niissä lukee "paik. aika".

Matka-ajat osaavat tunnistaa päivän vaihtumisen automaattisesti, jotta sinun ei tarvitse miettiä mille päivälle aika kuuluu:

• Menomatka – saapumisaika on yleensä keikan load-inin aikoihin samana päivänä. Jos kirjoitat saapumisaikaan esim. 09:00 ja load-in on 09:30, KIERTUE ymmärtää että saavut samana aamuna.
• Paluumatka – keikan jälkeen lähdetään yleensä illalla ja saavutaan kotiin yön yli. Jos kirjoitat saapumisaikaan esim. 09:00, KIERTUE merkitsee sen automaattisesti keikkaa seuraavalle päivälle.
• Yölliset ajat (00–04) – jos kirjoitat saapumisaikaan esim. 02:30, KIERTUE olettaa että matka on jatkunut yön yli ja merkitsee sen seuraavalle päivälle automaattisesti.
• Päivämäärälappu kellonajan vieressä – kun aika on muuna kuin keikkapäivänä, näkyy harmaa lappu (esim. "pe 28.3.") joka kertoo täsmällisen päivän.
• Eri maiden ajat (aikavyöhykkeet) – kun matka ylittää aikavyöhykkeen (esim. lähtö Suomesta, keikka Saksassa), lähtöaika näkyy lähtöpaikan paikallisajassa ja saapuminen sekä showtime keikkapaikan paikallisajassa. Eri aikavyöhykkeen ajan perässä on kaupunkimerkintä, esim. "08:00 (Helsinki)". Keikkanäkymässä on lisäksi hienovarainen huomautus "Ajat keikan paikallisajassa", kun keikka on eri aikavyöhykkeellä kuin sinä. Syötät ajat aina kunkin paikan omassa ajassa – KIERTUE hoitaa muunnokset.

Jos aikataulu menee mahdottomaksi (esim. saapuminen ennen lähtöä samalla päivällä), näet punaisen varoituksen ja "Korjaa"-napin joka päivittää aikataulun automaattisesti.

Jokaiselle keikalle voit kirjata majoituksen:

• Hotellin nimi
• Check-in ja check-out -ajat
• Huomiot – varausnumero, erityistoiveet, huoneiden jako
• "Ei majoitusta" -merkintä – jos keikka on päivämatka

Keikan tuotantotietoihin voit lisätä:

• Catering – mitä on sovittu
• Backstage-tiedot
• Tekniset lisätiedot

• Kirjaa matkatiedot heti kun ne ovat tiedossa – ne unohtuvat helposti
• Käytä lähtöpaikkana edellisen keikan kaupunkia kun keikkoja on peräkkäin
• Merkitse kulkuväline selvästi – erityisesti jos eri jäsenet matkustavat eri tavoin
• Käytä "Ei majoitusta" -merkintää päivämatkoille, jotta tiimi tietää ettei hotelliin ole syytä odottaa tietoa

Kun matkat ja majoitukset on kirjattu yhteen paikkaan, kukaan ei enää kysy WhatsApp-ryhmässä "Milloin lähdetään?" tai "Missä hotellissa nukutaan?".

Kokeile ilmaiseksi 14 päivää → kiertue.com